Lors du 2ème semestre 2018, Microsoft devrait procéder à l’annonce de sa nouvelle suite Office 2019, une version dite perpétuelle, acquise une fois pour toutes par ses clients, comme « au bon vieux temps ».

La vache à lait

Office a toujours constitué la « vache à lait » de Microsoft, qui bon an mal an, lui a rapporté 20 milliards $, d’où d’ailleurs les réticences de Steve Balmer, son ancien président, qui voyait d’un mauvais œil la version Cloud Office 365, venir lui faire concurrence interne.

Mais depuis l’ère Balmer, beaucoup d’eau a coulé sous les ponts et Microsoft, comme les autres, s’est résolu à privilégier une version SaaS de sa suite, même s’il conserve et Office 2019 en est la preuve, une vitrine classique, pour ceux qui ne peuvent se résoudre à devoir payer une redevance mensuelle, pour ce qu’ils considèrent comme un droit acquis.

Cela dit, il ne faut pas se faire d’illusion, Office est devenue une « filiale » d’Office 365 et la nouvelle version autonome 2019, ne fait qu’entériner des évolutions déjà mises en œuvre sur la version en ligne. Ce qui avait déjà été le cas pour Office 2016, la version courante de la suite Microsoft.

En termes de service, Office 2019, dont on rappelle qu’il ne sera disponible que sur Windows 10, les usagers vont pouvoir compter sur une assistance de cinq ans, plus deux années supplémentaires, ce qui devrait leur laisser le temps de prévoir une porte de sortie, si Microsoft décidait d’abandonner la filière locale et permanente.

Sur le fond, Microsoft n’invente rien, car la plupart des acteurs présents sur le créneau de la productivité individuelle, se sont focalisés sur des versions SaaS, plus rémunératrices et plus faciles à contrôler. Au détriment évident des utilisateurs, qui ne peuvent malheureusement pas faire autrement que de s’incliner.

Quelques-unes des innovations qui seront apportées à Word 2019. Qui n’intéresseront qu’une très faible partie des usagers de la suite…
Qu’y a-t-il de nouveau dans Word

Pour se faire une idée des nouveautés que proposera Office 2019, il faut prendre ses composants un à un.

Pour ce qui est de Word, l’outil proposera trois fonctionnalités nouvelles : Translator, Researcher et un panneau Editor.

Le traducteur (Translator) est un exemple de ce que Microsoft appelle les « services intelligents ». Il nous suffira de mettre en surbrillance un mot ou une phrase, puis de cliquer sur « Translator » pour en obtenir une traduction dans la langue de notre choix. Normalement, Word détectera la langue de départ et il nous appartiendra de choisir la langue d’arrivée.

Il ne faut pas s’attendre à générer du Shakespeare ou du Molière avec cette disposition, mais les commerciaux ou les employés de certaines grandes entreprises, qui ont fait le choix d’une langue unique, généralement l’anglais, apprécieront cette capacité.

Il sera même possible de traduire un document complet. Il suffira pour cela de choisir « Review/Translate document » dans le ruban Word et de choisir la langue de traduction.

Dans les années à venir, cette disposition sera sans doute de plus en plus pertinente et le texte généré de meilleure qualité. Grâce évidemment aux progrès effectués par les algorithmes d’IA et de Machine Learning, qui en sont la base.

La fonction Recherche, elle-aussi bien connue des usagers Office 365, permet d’effectuer des recherches sur Internet, sans quitter Word. Avec quand même quelques restrictions, car la recherche ne s’effectue que sur les cibles que Microsoft considère comme « dignes de confiance, via Bing. Microsoft s’arrogeant une fois encore le droit, mais cela est très américain, de décider de ce qui est bon pour nous et digne de confiance. Merci à lui…

Quant au panneau « Editor », il remplace le « Spelling and Grammar » habituel, avec quelques améliorations sur les propositions d’orthographe. Rien de révolutionnaire, mais une fonction très utile, pour ceux qui ne sont pas à l’aise avec la règle du complément d’objet direct. Une spécialité bien française…

En plus de ces dispositions, Microsoft a annoncé un « Black theme », autrement dit un affichage de Word totalement optionnel, de nouveaux sons pour accompagner nos opérations, des moyens de description audio et de légende, une très intéressante fonction de traduction de texte vers le vocal (text to speech) et des améliorations apportées à l’accessibilité des documents.

Excel, lui-aussi, devient collaboratif

Avec un peu de retard, car la fonction ne semblait pas très évidente, Excel rejoint Word, OneNote et Powerpoint dans la collaboration.

On pourra donc lors de la construction d’un tableau Excel, désigner des partenaires susceptibles d’apporter leur contribution au travail en cours. Il suffira de cliquer sur le bouton « Share » et de désigner les partenaires en question, pour qu’une invitation à participer leur soit envoyée. Chacun de ces participants sera distingué par une couleur différente et les modifications qu’ils vont apporter dans le document apparaîtront en temps réel.

Pas de gros changements, donc, par rapport à Word ou Powerpoint, pour une disposition à laquelle Microsoft semble tenir beaucoup, mais qui n’est pourtant pas plébiscitée par les usagers.

Les réticences sont d’ailleurs faciles à comprendre, car un document Office est dans 90 % des cas, une affaire personnelle qui, pour le moins, n’a pas besoin d’une réactivité temps réel des partenaires et destinataires.

Généralement, on se contente de rédiger une version, que l’on soumet aux usagers, ceux qui ont leur « mot à dire ». Il est très rare que cette réactivité doive se faire en temps réel.

Il y a sans doute des cas de collaboration pour lesquels elle sera nécessaire, mais les statistiques montrent qu’ils sont fortement minoritaires.

Cela dit, comme les suites libres avaient instauré cette disposition, Microsoft ne pouvait pas faire autrement que de l’adopter lui-même.

D’autres nouveautés vont apparaître dans Excel 2019.

Il y aura de nouveaux graphismes et représentations 2D, ce qui va dans le sens du dataviz, qu’Excel 2013 a été le premier à suggérer. Il y aura aussi de nouvelles fonctions, six si l’on en croit le « modèle » Office 365, TEXT JOIN, CONCAT pour combiner des chaînes de caractères, IFS et SWITCH pour spécifier des conditions, ainsi que MAXIFS et MINIFS.

Pour ce qui est des utilisateurs qui « font » du BI avec les outils Microsoft, il leur sera possible de publier directement des éléments d’Excel vers PowerBI, dans le même temps où PowerPivot et PowerQuery ont été sensiblement améliorés.

Grâce à ces évolutions, Microsoft met en évidence que plus que jamais il veut faire d’Excel mais aussi de ses outils décisionnels, des moyens privilégiés d’analyse. Connectés à un SQL Server de plus en plus performant et ouvert vers le Big Data. La confirmation en quelque sorte de ce que Microsoft considère comme une priorité, à savoir se forger une crédibilité dans les applications centrales et plus uniquement limitées au poste de travail Windows.

La quasi-totalité des nouveautés d’Office 2019 sont issues d’Office 365. Qui touchent tous les outils de la suite. Certaines sont plus pertinentes que d’autres : le Quick Starter de PowerPoint, par exemple et les outils issus de l’Intelligence Artificielle.
Powerpoint et la pensée unique

De nombreux utilisateurs reprochent à Powerpoint d’être une sorte d’esperanto de la présentation, le symbole d’une pensée unique voulue par Microsoft.

Procès d’intention qui ne nous semble pas justifié, car on ne pourra jamais reprocher à la compagnie de Satya Nadella d’avoir réussi à l’imposer, au point d’être devenu quasiment incontournable.

Après tout, si cette dérive ne leur convient pas, ils n’avaient qu’à choisir une autre suite : Impress par exemple, intégré à Libre Office et Open Office, Calligra, FramSlides ou PowToon, en mode SaaS. Ce ne sont pas les alternatives qui manquent.

Pour ce qui est de Powerpoint 2019, il disposera lui-aussi des fonctions bien connues des usagers d’Office 365 : le morphing, la fonction zoom et Designer.

Le morphing (morphose) est cette capacité de transformer visuellement un élément ou une page Powerpoint complète, la transformation d’un objet graphique, par exemple, par une succession d’images intermédiaires, qui donnent le sentiment d’une transformation physique. C’est une disposition classique en télévision, mais qui n’a jamais eu beaucoup de succès en bureautique.

La fonction zoom nous semble plus pertinente. Elle nous permet de désigner un certain nombre de pages d’une présentation et de les regrouper dans un « zoom », une page de résumé, dans laquelle chaque page est représentée par une icône. Ce qui nous donne la possibilité de « surfer » de l’une à l’autre des pages sélectionnées, simplement en cliquant sur leur icône.

Quant à la fonction « designer », il s’agit là encore d’une application de l’IA. Elle s’applique lorsque nous ajoutons une illustration associée à un texte, que le « designer » va analyser (l’image et le texte) pour nous suggérer une proposition d’insertion (le « layout ») dans la page Powerpoint.

A vrai dire, on pourra très bien s’en passer…

Plus ambitieux, le QuickStarter de Powerpoint 2019, pourrait constituer une aide véritable à la conception même des présentations.

Il se base pour cela sur le « topic » de la présentation, son sujet, pour vous suggérer une série de thèmes qu’il ne faudra pas oublier, thèmes qu’il va trouver dans Wikipedia, par exemple.

Pour Microsoft, il s’agit de combattre le syndrome de la page blanche, que l’on a tous ressentie, dès lors qu’il a fallu « commencer » la réalisation d’une présentation. L’idée est évidemment intéressante, mais on entend déjà des voix s’élever, qui vont s’inquiéter de ce que Powerpoint pourrait « in fine » fabriquer les présentations lui-même et nous reléguer au rôle de contrôleur. Il ne lui resterait plus alors qu’à effectuer les présentations en public, histoire que nous puissions nous concentrer sur le prochain match de football des Alouettes de Montréal…

Deux autres dispositions seront encore ajoutées à Powerpoint 2019 :

  • la gestion des images 3D et du vectoriel SVG (très important)
  • l’usage du stylet à l’écran pour manipuler les objets. Une idée qui n’intéresse évidemment que les usagers des tablettes.
AutoSave, une fonction importante

Word, Excel et PowerPoint vont bénéficier de la même fonction d’AutoSave que sur Office 365. Avec une restriction, cependant : le fait qu’elle ne s’applique qu’aux seuls documents stockés dans OneDrive, OneDrive for Business et SharePoint Online.

Cet AutoSave va remplacer la disposition d’ « AutoRecover » qui existait déjà dans Office 2016, mais qui ne donnait pas satisfaction. Son incapacité par exemple, à sauvegarder les dossiers en temps réel.

Si l’option AutoSave est activée, tous les changements que nous allons apporter à nos documents seront sauvegardés en « quasi » temps réel dans le Cloud.

Cette fonction pourrait sembler gourmande en ressources, sur la bande passante réseaux par exemple. Sauf que l’on parle bien ici de changements et pas de fichiers complets. Il n’y aura donc pas de risque.

L’avantage étant qu’il sera de la responsabilité du Cloud Azure de nous restituer à la demande un fichier « propre » constitué d’une copie sauvegardée à l’instant T1, à laquelle auront été apportées les modifications jusqu’à l’instant T2 de la demande.

Certains utilisateurs n’apprécient pas cette disposition dans Office 365, car ils craignent qu’Office enregistre des modifications qu’ils ne jugent pas permanentes. En déconnectant l’AutoSave, ils se sentent évidemment plus tranquilles…

Sauf qu’ils auraient toujours la possibilité de revenir à une version antérieure de leur fichier, si celui-ci ne leur paraîtrait pas refléter la réalité de leur travail.

Contrairement à eux, nous estimons que cet AutoSave est sans doute l’une des nouveautés les plus pertinentes du futur Office 2019.

Pas de date de sortie

Pour l’instant, Microsoft n’a pas communiqué sur la date de sortie de sa nouvelle suite. Qui devrait cependant intervenir à l’automne 2018.

Quant à savoir s’il y a urgence de prévoir une migration vers la mouture 2019, les avis sont partagés.

Tout dépendra de la version dont on dispose et de l’effort qu’il faudrait consentir pour atteindre le niveau souhaité, sachant que de toute façon, il faudra commencer, si ce n’est déjà fait, par migrer tous les postes sur Windows 10.

Fonctionnellement, sauf cas (très) particulier, ni Office 2016, ni Office 2019, ne présentent un intérêt tel, qu’il faille les considérer comme des projets majeurs.

La plupart des utilisateurs se contentent de quelques fonctions basiques et si vous leur parlez de morphing, d’AutoSave ou de collaboration temps réel, ils risquent d’appeler les pompiers. Ils ont seulement besoin d’un éditeur, de quelques fonctions de mise en page, d’une typographie étendue, d’une capacité de recherche, en tout une dizaine de fonctions qui constituent le noyau dur de la plupart des plates-formes de bureautique.

Au-delà c’est un peu la planète Mars.

La vraie question, par contre, sera l’obligation à terme d’abandonner une version « perpétuelle », pour le mode SaaS. Avec tous les inconvénients et les dépendances que cela induira pour les usagers.

Pour l’instant ce n’est pas le cas. Alors, prenons une bonne respiration avant d’y être contraint. Il sera bien temps d’accuser Microsoft de forfaiture…